AVG: Nieuw modelregister verwerkingsactiviteiten

Iedere pa­ro­chie en ker­ke­lijke in­stel­ling ver­werkt per­soons­ge­ge­vens. Daarbij gaat het niet alleen om contactge­ge­vens van pa­ro­chi­anen, vrij­wil­li­gers en mede­wer­kers, maar ook om gegevens waaruit iemands reli­gi­euze over­tui­ging blijkt. Het is be­lang­rijk om inzicht te hebben in welke per­soons­ge­ge­vens binnen de organi­sa­tie wor­den ver­werkt en wat ermee gebeurt. Daarvoor is er een Register van ver­wer­kings­acti­vi­teiten, dat recent is geactualiseerd.

Een register van ver­wer­kings­acti­vi­teiten is een over­zicht waarin per werk­pro­ces wordt vast­ge­legd of per­soons­ge­ge­vens wor­den ver­werkt en, zo ja, welke gegevens dat zijn en wat ermee gebeurt. Denk bij werk­pro­ces­sen bij­voor­beeld aan de leden­ad­mi­ni­stra­tie, de vrij­wil­li­gers­ad­mi­ni­stra­tie, de finan­ciële admi­ni­stra­tie, het versturen van nieuws­brie­ven of de organi­sa­tie van ac­ti­vi­teiten.

Per werk­pro­ces vast­ge­legd

• welke per­soons­ge­ge­vens wor­den ver­werkt;
• voor welk doel deze gegevens wor­den gebruikt;
• met welke partijen gegevens wor­den gedeeld;
• hoe lang gegevens wor­den bewaard.

Verantwoor­dingsplicht

De Autori­teit Per­soons­ge­ge­vens beschouwt het register als een be­lang­rijk onder­deel van de verantwoor­dingsplicht onder de AVG. In de praktijk is het register vooral een nut­tig hulp­mid­del om inzicht te krijgen in de gegevensver­wer­kingen binnen de eigen organi­sa­tie. Het vormt vaak ook de basis voor andere AVG-do­cu­men­ta­tie, zoals privacy­ver­kla­ringen en afspraken met externe dienstverleners.

Geactualiseerd model be­schik­baar

Het model Register van ver­wer­kings­acti­vi­teiten op deze web­si­te is geactualiseerd. Het model bevat voor­beel­den van veelvoor­ko­mende ver­wer­kingen binnen ker­ke­lijke organi­sa­ties en kan wor­den gebruikt als basis voor het eigen register. Gebruikers kunnen het model ver­vol­gens aanvullen met de werk­pro­ces­sen die spe­ci­fiek binnen hun pa­ro­chie of in­stel­ling voor­ko­men.

Het model is daar­mee een prak­tisch hulp­mid­del om ges­truc­tu­reerd in kaart te brengen welke per­soons­ge­ge­vens binnen de organi­sa­tie wor­den ver­werkt en welke aan­dachts­pun­ten daarbij horen.

• Download hier het model Register