AVG: Bewaartermijnen voor persoonsgegevens

Voor pa­ro­chies is het van cruciaal belang om de juiste bewaar­ter­mijnen te stellen en te handhaven als het gaat om per­soons­ge­ge­vens in pa­ro­chies. Het bewaren van gegevens voor een periode die lan­ger is dan het doel waarvoor de gegevens nood­za­ke­lijk zijn, levert een overtre­ding op van de AVG. Hetzelfde geldt voor het niet naleven van gestelde bewaar­ter­mijnen.

Dit werd recent weer zicht­baar in de boete die door de Autori­teit Per­soons­ge­ge­vens werd opgelegd aan de ge­meen­te Voorschoten. Naar het oor­deel van de Autori­teit Per­soons­ge­ge­vens had de ge­meen­te per­soons­ge­ge­vens van inwoners lan­ger bewaard dan nodig was voor het doel dat de ge­meen­te had gesteld. Daarbij kwam dat er naar het oor­deel van de Autori­teit Per­soons­ge­ge­vens on­vol­doen­de in­for­ma­tie aan bur­gers was gegeven over de bewaar­ter­mijnen die de ge­meen­te han­teerde.

Voor alle per­soons­ge­ge­vens die ver­werkt wor­den moet een bewaar­ter­mijn wor­den gesteld. Denk hierbij bij­voor­beeld aan bewaar­ter­mijnen voor for­mu­lie­ren, (namen)lijsten, ont­van­gen en verzon­den corres­pon­dentie, maar ook aan de live­streams die op een digi­taal platform blijven staan.

De AVG biedt geen concrete bewaar­ter­mijn en daarom het is van essentieel belang dat door de pa­ro­chie zelf deze termijnen wor­den bepaald en nageleefd.

Bepalen van Bewaar­ter­mijnen

1. Wette­lijke Termijnen: Houd reke­ning met wette­lijke termijnen zoals die bij­voor­beeld gesteld wor­den in de belas­tingwet­ge­ving.
2. Doel van Gegevensver­wer­king: Stel vast hoelang u de gegevens nodig heeft voor het spe­ci­fie­ke doel waarvoor u ze ver­werkt.
3. Uitgangs­punt van de AVG: Hanteer het principe dat per­soons­ge­ge­vens zo lang bewaard wor­den als voor het doel waarvoor ze zijn verzameld nood­za­ke­lijk is. Overweeg of u de bewaar­ter­mijn ver­der kunt aanscherpen.
4. Privacy­be­leid en verantwoor­ding: Leg de bewaar­ter­mijnen en onder­bou­wing vast in uw privacy­be­leid. Dit dient als verantwoor­ding van het beleid. Vermeld de bewaar­ter­mijnen ook in uw privacy­ver­kla­ring, zodat ge­meen­schapsle­den op de hoogte zijn van hoelang hun gegevens wor­den bewaard.
5. Zorg dat de bewaar­ter­mijnen ook wor­den nageleefd. Dus stel dit auto­ma­tisch in, of zorg voor een jaar­lijkse check op mailboxen, net­werkschijven en appli­ca­ties.

Advies bewaar­ter­mijn live­streams: twee tot vier weken

Pa­ro­chie­besturen kunnen vie­rin­gen streamen. Het doel hier­van is vaak dat pa­ro­chi­anen die niet aanwe­zig kunnen zijn in de kerk de vie­ring op afstand kunnen bijwonen of terug­kij­ken. Pa­ro­chies wordt geadviseerd om voor dit doel een bewaar­ter­mijn van twee tot vier weken vast te stellen en strikt te handhaven. Voor afwij­king van deze advies­ter­mijn is nodig dat het bestuur het doel van online publi­ca­tie formuleert en zelf beargu­men­teert welke bewaar­ter­mijn nood­za­ke­lijk is voor het bereiken van dit doel.